Titre Premier
OBJET – DENOMINATION – SIEGE – DUREE

Article 1

Il est créé une Association, sans but lucratif, dénommée Groupe Français d’Etudes et d’Applications des Polymères, dont le siège social est à Strasbourg, Bas-Rhin, 23, rue  du Loess. Elle est inscrite au Registre des Associations du Tribunal d’Instance de Strasbourg, et régie par les articles 21 à 79 du Code Civil local.

Article 2

L’Association, dite Groupe Français d’Etudes et d’Applications des Polymères (GFP), a pour buts :

• l’avancement et la diffusion des études sur les substances macromoléculaires,
• le groupement des chercheurs effectuant ces études afin de favoriser des échanges d’idées et de faciliter la connaissance des progrès scientifiques et techniques dans ce domaine,
• de développer des relations entre la recherche de base et ses applications,
• l’établissement et l’entretien de relations avec les sociétés françaises ou étrangères ayant des objectifs semblables ou apparentés, notamment en vue de rencontres nationales ou internationales.

Elle s’interdit toute discussion étrangère à son objet.

Article 3

Le siège de l’Association ne peut être transféré en d’autres lieux de Strasbourg ou dans une autre ville de France que par décision du conseil d’administration, ratifiée par l’assemblée générale et déclarée au préfet, au ministre de l’intérieur et au Tribunal d’Instance de Strasbourg (conf. article 27).

Tout changement de siège hors du département requiert l’application des articles 15 et 18 des présents statuts.

L’Assemblée Générale ordinaire peut, sur proposition du Conseil d’Administration, décider la création de sections dans les régions où l’activité locale de ses membres justifiera cette création.

Article 4

La durée de l’Association est illimitée.

Titre Deux
MOYENS D’ACTION

Article 5

– des séances consacrées à l’exposé de travaux concernant les polymères,

• la réunion de colloques, symposiums, congrès nationaux ou internationaux, et toute autre rencontre entre spécialistes des polymères,
• les publications,

– un site web

– une newsletter (diffusion hebdomadaire d’annonces diverses, d’offres d’emplois…)

– un annuaire, qui facilite les contacts entre polyméristes

– l’organisation ou la co-organisation de multiples manifestations en rapport avec les polymères : colloques, journées thématiques, stages pédagogiques, ateliers de réflexion prospective…

– l’attribution de prix : Grand Prix du GFP, Prix GFP-SCF, Prix GFP-SFP, Prix de Thèse…

– la publication d’ouvrages spécialisés

Titre Trois

COMPOSITION DE L’ASSOCIATION – COTISATIONS – DEMISSIONS

Article 6

L’Association se compose de membres d’honneur, de membres donateurs, de membres individuels, de membres collectifs.

Les membres d’honneur (anciens secrétaires généraux du GFP et membres nommés par l’Assemblée Générale) ne paient pas de cotisation.

Les membres donateurs sont ceux qui font un don important à l’Association. La qualité de membre donateur est conférée par le Conseil. Les membres individuels sont des personnes qualifiées par leur compétence et leur intérêt pour la science et les applications des polymères.

Les membres collectifs sont des personnes morales, sociétés ou organismes, qui versent une cotisation collective.

Article 7

Toute demande d’admission implique l’adhésion sans réserve aux présents statuts.

Article 8

Le montant des cotisations peut être révisé chaque année par l’Assemblée Générale.

Article 9

Tout membre de l’Association est libre de s’en retirer à tout moment sans remboursement de tout ou partie de la cotisation relative à l’adhésion en cours.

Article 10

La radiation d’un membre peut être prononcée par le Conseil d’Administration pour motifs graves ou pour défaut de paiement de la cotisation, suivant les prescriptions du règlement intérieur.

Un membre est une personne ou une personne morale à jour de sa cotisation ou un doctorant de 1ère année ayant fourni son certificat de scolarité.

Pour conserver son statut de membre, il doit renouveler son adhésion au plus tard à la date d’expiration en s’acquittant d’une nouvelle ou 1ère cotisation annuelle.

S’il ne le fait pas, il perd son statut de membre mais il peut le retrouver à tout moment en s’acquittant d’une nouvelle ou 1ère cotisation annuelle.

Article 11

Cet article a été supprimé.

Titre Quatre
ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT

Article 12

Conseil d’Administration

L’Association est administrée par un Conseil d’Administration (dénommé ci-après le Conseil) de 15 membres, élus par l’Assemblée Générale Ordinaire pour une durée de trois ans, sauf cas prévus à l’article

14. Nul membre ne peut détenir plus de deux mandats successifs.

Article 13

Les membres du Conseil sont élus par l’Assemblée à la majorité relative, parmi les membres actifs de l’Association, jouissant de leurs droits civiques. Le vote est effectué au scrutin secret ; le vote par correspondance et le vote par procuration sont admis.

Les membres du Conseil ne reçoivent aucune rétribution. Le Conseil peut cependant se faire assister par un personnel rétribué.

Article 14

Le Conseil est renouvelé par tiers tous les ans. Les sièges du Conseil devenus vacants, par décès ou démission du titulaire, ou pour toute autre cause, seront pourvus à la plus proche réunion de l’Assemblée Générale. Cependant, le mandat viendra à expiration à la date prévue pour le titulaire remplacé.

Article 15

Le Bureau du Conseil d’Administration est en même temps le bureau de l’Association. Ce bureau comprend

: un Président, deux Vice-Présidents, un Secrétaire Général, un Secrétaire Adjoint, un Trésorier, un Trésorier Adjoint.

Le Bureau instruit toutes les affaires soumises par le conseil d’administration et exécute ses délibérations.

Le Président est élu pour une durée maximale de trois ans et n’est pas rééligible dans la fonction de président.

Les Vice-Présidents, le Secrétaire Général, le Secrétaire Adjoint, le Trésorier et le Trésorier Adjoint sont élus pour une durée maximale de trois ans et peuvent être réélus immédiatement dans leur fonction.

Dans la séance du Conseil qui suit l’Assemblée Générale, et dans les conditions fixées par le règlement intérieur, le Conseil complète son Bureau par élection parmi ses membres.

Article 16

Le Conseil peut convier à participer à une séance, à titre consultatif, toute personnalité dont l’avis serait jugé utile sur une question figurant à l’ordre du jour.  Le personnel rétribué peut être présent aux séances.

Le Conseil peut également faire appel à des membres de l’Association en qualité de conseillers scientifiques ou techniques, soit à titre temporaire, soit de façon permanente.

Article 17

Le Conseil est convoqué par le Président, ou par le Secrétaire Général sur la demande du Président, ou du tiers des membres du Conseil. Il doit se réunir obligatoirement deux fois au cours de chaque exercice. La convocation comporte un ordre du jour adressé au moins 14 jours à l’avance. Le vote du tiers des membres du Conseil d’Administration est nécessaire pour la validité des délibérations. Les administrateurs absents ont la possibilité de donner leur pouvoir à un autre administrateur dans la limite de 3 pouvoirs.

Il est tenu un procès-verbal de chaque séance.

Article 18

Les réunions du Conseil sont présidées par le Président ou à défaut par un des Vice-Présidents, ou par un membre du Conseil désigné à cet effet par le Président.

Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés. En cas d’équipartage, la voix du Président de séance est prépondérante.

Article 19

Pouvoirs du Conseil d’Administration.

Le Conseil a les pouvoirs d’administration les plus étendus. Il peut notamment acheter ou vendre les biens de l’Association, emprunter, plaider, transiger, passer des baux, déposer ou retirer des fonds ou des titres, constituer tous mandataires, donner quittance ou mainlevée, cette énumération n’étant pas limitative.

Il peut déléguer tout ou partie de ses pouvoirs à l’un de ses membres et plus particulièrement à       son Président.

Il élabore le règlement intérieur de l’Association et le modifie le cas échéant (voir article 28).

Les dépenses sont ordonnancées par le Président. Ce dernier peut déléguer ce pouvoir temporairement à un autre membre du Conseil avec l’accord du Conseil. L’Association est représentée en justice et dans tous les actes de la vie civile par son Président ou par un autre membre du Conseil d’Administration spécialement désigné à cet effet par le Conseil lui-même.

Les délibérations du Conseil d’Administration relatives aux acquisitions, échanges, aliénations d’immeubles, à la constitution d’hypothèques sur les dits immeubles, baux excédant neuf années, aux aliénations de biens rentrant dans la dotation et emprunts, doivent être ratifiées par l’Assemblée Générale Extraordinaire. Conformément au droit commun, le patrimoine de l’Association répond seul des engagements contractés par elle, sans qu’aucun de ses membres, même ceux qui participent à son administration, puisse être tenu pour responsable.

Titre Cinq
ASSEMBLEE GENERALE

Article 20

Dispositions générales pour les diverses Assemblées.

L’Assemblée Générale se compose des membres de l’association. Tout membre peut s’y faire représenter exclusivement par un membre ayant lui-même le droit de faire partie de l’Assemblée. Toutefois nul ne peut cumuler plus de 10 voix sur sa personne.

L’ordre du jour des Assemblées Générales est préparé par le Conseil d’Administration. Il comporte les propositions émanant du Conseil et celles qui lui ont été communiquées au moins 2 mois avant la réunion avec la signature du dixième des membres habilités à assister aux Assemblées.

L’Assemblée est présidée par le Président, ou un Vice-Président, ou par une personnalité désignée par le Conseil d’Administration. Les fonctions de secrétaire sont remplies par le Secrétaire Général ou son Adjoint, ou toute autre personne désignée par le Conseil.

Au cours de l’Assemblée Générale, il ne peut être tenu compte que des votes émanant des membres ayant réglé leur cotisation pour l’année en cours.

Il est tenu un procès-verbal des délibérations.

Article 21

Assemblée Générale Ordinaire.

L’Assemblée Générale Ordinaire se réunit au moins une fois chaque année aux jour, heure et lieu décidés par le conseil d’Administration. Un avis de convocation est adressé, 30 jours à l’avance, à tous les membres, avec l’ordre du jour de la réunion.

L’Assemblée Générale Ordinaire annuelle entend le rapport du Conseil d’Administration sur sa gestion et sur la situation morale et financière de l’Association. Elle approuve ou redresse les comptes de l’exercice     clos le 30 septembre précédent, pourvoit à la nomination de deux Commissaires aux Comptes pris en dehors du Conseil d’Administration, élit les membres du Conseil en remplacement de ceux dont les mandats arrivent à expiration, donne au Conseil les autorisations nécessaires et, d’une manière générale, délibère sur toutes autres questions portées à l’ordre du jour qui touchent au développement de l’Association et à sa gestion. L’Assemblée Générale ordinaire délibère valablement, quel que soit le nombre des membres présents. Les délibérations sont ratifiées à la majorité absolue des voix des membres présents ou représentés.

Article 22

Assemblée Générale Extraordinaire.

Une Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée soit par le Conseil, soit à la demande d’un tiers des membres de l’Assemblée Générale définie à l’article 20. Dans ce dernier cas, elle doit se réunir dans les deux mois qui suivent la date de la demande et doit rassembler pour délibérer valablement le tiers des membres présents ou représentés.

L’Assemblée Générale Extraordinaire peut apporter aux statuts toutes modifications reconnues utiles, sans exception ni réserve. Elle peut décider la dissolution de l’Association, sa fusion ou son union avec d’autres associations poursuivant un but analogue, ou l’extension de son objet le cas échéant.

Elle peut délibérer sur toute question proposée par le Conseil ou soumise à celui-ci par le dixième des membres habilités à assister aux Assemblées Générales (voir article 20).

L’Assemblée Générale Extraordinaire doit se composer :

• en cas de modification des statuts, du quart des membres de l’Assemblée Générale définie à l’article 20,
• en cas de dissolution ou de fusion, de la moitié plus un des membres de l’Assemblée Générale définie à l’article 20.

Si ces proportions ne sont pas atteintes, l’Assemblée est convoquée de nouveau, dans un délai de quinze jours au moins et, cette fois, elle peut délibérer valablement quel que soit le nombre des membres présents ou représentés.

Dans les deux cas précités, la décision ne peut être acquise qu’à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés.

Titre Six

RESSOURCES

Article 23

Les ressources de l’Association se composent :

• des cotisations de ses membres,
• des revenus de ses biens,
• des subventions de l’Etat, des collectivités territoriales et des Etablissements Publics ou de toute autre source,
• du produit des libéralités et des dons,
• des ressources créées à titre exceptionnel,
• de bénéfices de congrès, de colloques, d’insertions faites à des fins publicitaires,..

Article 24

Il est tenu par le gestionnaire salarié, supervisé par le Trésorier, une comptabilité en recettes et en dépenses.

Titre Sept
MODIFICATION DES STATUTS – DISSOLUTION

Article 25

Les statuts ne peuvent être modifiés que par l’Assemblée Générale sur la proposition du Conseil d’Administration ou du dixième des membres dont se compose l’Assemblée Générale, proposition soumise au Bureau du Conseil au moins deux mois avant la séance.

Dans l’un et l’autre cas, les propositions de modifications sont inscrites à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale, lequel doit être envoyé à tous ses membres au moins 15 jours à l’avance.

Article 26

L’association ne peut être dissoute que par l’assemblée générale, convoquée spécialement à cet effet. Les modalités de proposition de la dissolution et de convocation de l’assemblée sont celles prévues à l’article précédent.

En cas de dissolution, l’assemblée générale désigne un ou plusieurs commissaires, chargés de la liquidation des biens de l’association. Elle attribue l’actif net à un ou plusieurs établissements poursuivant une finalité analogue, publics, ou reconnus d’utilité publique, ou visés aux alinéas 5 et suivants de l’article 6 de la loi du 1er juillet 1901 modifiée, ou à une collectivité territoriale dans les compétences de laquelle entre l’objet de l’association.

Titre Huit
SURVEILLANCE ET REGLES ADMINISTRATIVES

Article 27

Le Président doit faire connaître dans les trois mois au Tribunal d’Instance de Strasbourg les déclarations concernant :

• les changements intervenus dans la composition du Conseil d’Administration,
• les modifications apportées aux statuts,
• le transfert du siège social,
• la dissolution de l’Association.

Article 28

Un règlement intérieur est élaboré par le Conseil d’Administration et soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale.

Les statuts datent du 27 novembre 1970.

Les modifications statutaires datent des 2 décembre 1971, 15 novembre 1979, 3 décembre 1985,

19 novembre 1991 et 28 novembre 2018.

  

REGLEMENT INTERIEUR

adopté par l’Assemblée Générale du 25 novembre 1980 et modifié le 28 novembre 2018

Article A : Inscription au GFP – Radiations (Titre trois, article 6, 7,9, 10 des Statuts)

A1 – Tout candidat au GFP doit remplir une demande d’adhésion comportant un questionnaire relatif aux titres, fonctions et domaines d’intérêt du candidat.

A2 – Les membres d’honneur sont nommés à vie par l’Assemblée Générale sur proposition du Conseil, présentée par le Président, sans distinction de nationalité. Leur nombre est limité à dix. Pour être proposée, la personne concernée doit recueillir les 2/3 des suffrages des membres présents du Conseil.

Les membres d’honneur ne sont pas tenus à une cotisation. Ils jouissent des mêmes droits que les membres actifs.

A3 – L’exclusion d’un membre du GFP peut être prononcée dans deux cas :

• pour motifs graves : le Conseil statue sur les motifs, exposés par un rapporteur. L’exclusion est soumise à un vote et prononcée à la majorité des membres présents,
• pour défaut de paiement de cotisation : après trois rappels à l’ordre non suivis d’effet, la radiation est acquise automatiquement.

Article B : Cotisations (Titre trois, article 8, 10, 11 des Statuts)

Quelle que soit la date d’adhésion, celle-ci est valable 12 mois.

Article C : Activités du Groupe (Titres 2 et 5, articles 2, 3, 5, 20 et 21 des Statuts)

C1 – Les activités du Groupe comportent, outre les Assemblées Générales Ordinaire et Extraordinaire et les séances du Conseil d’Administration,

• des congrès, conférences, symposiums, tables rondes, etc… organisés dans le cadre national ou international,
• des réunions des sections locales ou régionales, des Commissions spécialisées, des divisions de spécialités, etc…
• la publication d’un bulletin d’information, de comptes rendus de colloques ou d’autres publications d’intérêt scientifique ou technique,
• l’attribution de prix pour travaux éminents.

C2 – Les calendriers et programmes de ces diverses manifestations sont établis selon les modalités suivantes :

1. pour les Assemblées Générales, selon les modalités des articles 20, 21, et 22 des Statuts. Le programme des réunions qui coïncident avec une Assemblée Générale est établi par le Conseil d’Administration, qui désigne les responsables chargés de son organisation scientifique, matérielle et financière.
2. pour les séances du Conseil d’Administration, selon les modalités des articles 15, 16, et 17 des Statuts.

C3 – La création des sections locales ou régionales, des commissions spécialisées, des divisions de spécialistes, groupes de travail, etc… est décidée par le Conseil d’Administration qui leur attribue éventuellement des moyens financiers et ratifie la nomination des personnes qui en assurent la direction. Les responsables des sections, commissions ou groupes de travail rendent compte avant la clôture de chaque exercice de l’emploi des moyens financiers qui leur ont été attribués.

C4 – Les communications scientifiques présentées lors des diverses manifestations du Groupe peuvent être publiées dans les organes de presse au choix des auteurs, sous leur propre responsabilité. Il est demandé de faire mention du GFP dans leur présentation. Les communications de certains colloques peuvent être mises en ligne sur le site du GFP.

C5 – Toutes les réunions mentionnées à l’article C1 sont consacrées uniquement à l’objet du Groupe, défini dans l’article 2 des Statuts. Toute autre discussion en est formellement exclue.

C6 – Un bulletin d’information, constitue le lien entre le Conseil d’Administration et les membres du Groupe. Il est placé sous la responsabilité du Secrétaire Général qui en assure la parution. Il annonce ou rend compte des congrès ou autres manifestations, telles que les Assemblées Générales, et des principales délibérations du Conseil d’Administration. Une tribune libre peut être mise à la disposition des membres du Groupe, sous contrôle du Président ou du Secrétaire Général.

Article D : Administration du Groupe (Titre 4, articles 12 à 19 des Statuts)

D1 – Chaque année, l’Assemblée Générale pourvoit au renouvellement des cinq conseillers sortants, dont le mandat vient à expiration. L’élection a lieu à bulletin secret par scrutin multinominal un tour, à la majorité relative. Le vote par correspondance est admis ; faculté est laissée aux membres de déléguer leur vote par une procuration remise à un autre membre du GFP. Toutefois, nul ne peut disposer de plus de dix voix (article 20 des Statuts).

Le remplacement de ceux des membres du Conseil qui seraient décédés ou auraient adressé leur démission avant la date d’expiration de leur mandat est effectué au cours du même scrutin. Les mandats de ces conseillers seront attribués aux candidats classés après la 5ème position, dans l’ordre de leur classement, et dans la limite des postes à pourvoir. En cas d’ex-aequo, l’ancienneté dans le GFP prévaudra. Les conseillers remplaçants exerceront leur mandat dans les mêmes conditions que les conseillers qu’ils auront remplacés (article 14). Ils pourront notamment solliciter le renouvellement de ce mandat, immédiatement après son expiration, dans les conditions stipulées à l’article 12 des Statuts.

Sauf motif valable, les membres du Conseil d’Administration sont tenus d’assister aux réunions de ce Conseil. Le vote par correspondance n’est pas admis aux réunions du Conseil (article 18).

Un nombre d’absences trop élevé aux réunions du Conseil peut justifier le remplacement d’un administrateur défaillant. Dans ce cas, le Conseil déclare – après un vote à bulletin secret – le siège vacant, et fait en sorte qu’il soit pourvu lors de la prochaine Assemblée Générale, dans les conditions stipulées à l’article 14 des Statuts.

D2 – Lors de la séance qui suit immédiatement la réunion de l’Assemblée Générale, le Conseil élit ou complète son Bureau, par vote à bulletin secret, selon les stipulations de l’article 15 des Statuts. Les membres du Bureau sont élus pour une durée de trois ans, ou pour la durée restant à courir de leur mandat d’administrateur.

D3 – Les anciens présidents siègent de droit au conseil d’Administration où ils ont voix consultative.

D4 – Le Président remplit les fonctions à lui dévolues selon les stipulations des articles 15, 17, 18 et 19 des Statuts. Il est membre d’office de toutes les commissions.

Les Vice-Présidents assistent le Président et le suppléent, par ordre de nomination, en cas d’indisponibilité. Le Secrétaire Général, assisté du Secrétaire Général Adjoint, tient à jour les archives de l’Association ; il a la responsabilité du bulletin d’information. Le Secrétaire Général ou le Secrétaire Général Adjoint rédige le procès-verbal des délibérations de l’Assemblée Générale. Après approbation par l’Assemblée Générale suivante, ce procès-verbal est signé par le Président du GFP ou par le Secrétaire Général et classé dans un registre tenu à cet effet (article 20). Le Secrétaire Général, ou le Secrétaire Général Adjoint, établit également le procès-verbal des séances du Conseil d’Administration. Après approbation et insertion de corrections éventuelles, lors de la séance suivante, les procès- verbaux sont classés conformément à la loi et signés conjointement par le Président de séance et le Secrétaire Général ou le Secrétaire Général Adjoint (article 17).

Le gestionnaire salarié, supervisé par le Trésorier veille à la régularité du paiement des cotisations : Il en donne quittance. Le Trésorier contrôle l’ensemble des opérations. Il dresse les comptes et les présente pour vérification aux Commissaires aux Comptes avant de les soumettre à l’Assemblée Générale.

Deux Commissaires aux Comptes, dûment désignés selon les stipulations de l’article 21 des Statuts, veillent à la régularité des opérations effectuées et présentent leur rapport à l’Assemblée Générale.

D5 – Les responsables des colloques, conférences ou autres manifestations (stages pédagogiques…), devront établir un relevé des comptes et le communiquer au Trésorier. Ce bilan devra être rendu disponible pour les comptes généraux du Groupe (soit sur un espace informatique partagé, cloud, soit par l’envoi de documents).

Article E

Le présent règlement intérieur a été soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale du 28 novembre 2018.

FONCTIONNEMENT DES SECTIONS LOCALES

Objectifs des sections locales

Les sections locales ont pour mission :

• l’organisation de réunions locales et l’animation scientifique régionale dans le domaine des polymères,
• l’organisation matérielle éventuelle des colloques GFP se faisant dans la région, sur demande de l’organisateur ou du Conseil d’Administration du GFP.

Modalités de fonctionnement

Les sections locales sont habilitées par le GFP à ouvrir un compte bancaire ou postal « GFP-Section … ». Les comptes sont déposés à l’Assemblée Générale qui suit l’année budgétaire considérée. Le budget des sections tiendra compte :

• de la réalisation et de l’envoi des circulaires,
• de la location de matériel,
• des frais de déplacements des conférenciers,
• des actions locales spécifiques.

La section pourra recevoir des subventions d’organismes locaux.

Organisation de colloques

Un colloque est organisé par un individu ou par une section locale ; l’organisateur peut recevoir l’aide matérielle de la section locale. L’accord du GFP pour l’organisation du colloque, ainsi que l’attribution d’une avance remboursable, sera donné après délibération du Conseil d’Administration. Un compte spécial doit être ouvert pour l’organisation du colloque. Il portera l’intitulé « GFP colloque … ». Les subventions accordées par les organismes locaux à l’occasion du colloque doivent être versées sur ce compte colloque.

Tous les paiements relatifs au colloque sont réalisés sur les crédits affectés au colloque : crédits publics ou autres. L’organisateur devra tenir à la disposition des réviseurs aux comptes et du trésorier du GFP les factures acquittées, les pièces justificatives ou les règlements par chèques concernant l’organisation du colloque.

L’organisateur doit établir, dans un délai de deux mois après la tenue du colloque, un bilan financier et le faire parvenir au GFP, éventuellement accompagné d’un chèque représentant le montant de l’avance consentie par le GFP pour l’organisation de la réunion.

Si le bilan financier fait apparaître un solde positif, la moitié de celui-ci doit être versée au GFP lors de la clôture des comptes, l’autre moitié étant acquise à la section locale. En cas de déficit, l’avance accordée par le GFP peut servir de fonds de garantie. En cas de co-patronage, le solde sera réparti entre le GFP et les organismes ayant co-patronné le colloque, au prorata de leur engagement. En cas de solde positif le GFP reversera la moitié de sa part à la section locale, si elle est organisatrice.

Le GFP peut accorder sa caution scientifique à un colloque dans l’organisation duquel il n’est pas impliqué.

Il est recommandé d’utiliser le guide de gestion des colloques GFP.

ORGANISATION FINANCIERE DES COLLOQUES

1. Demande d’organisation de colloque

Toute personne désireuse d’organiser une réunion scientifique ou technique, au nom du GFP, doit soumettre sa proposition au Conseil d’Administration (C.A.). L’accord du GFP pour l’organisation du colloque, ainsi que l’accord pour une avance remboursable, sera donné après délibération du Conseil d’Administration.

2    – Ouverture d’un compte spécifique au colloque

Dès l’approbation de la demande d’organisation par le C.A., le Président du GFP donne l’autorisation d’ouvrir un compte bancaire ou postal spécial pour ce colloque, distinct de tout autre compte. Le compte sera intitulé « GFP – nom du colloque, lieu, année ». Pour les modalités d’ouverture l’organisateur s’adressera au Secrétaire général du GFP.

3    – Tarifs d’inscription

L’organisateur est tenu de prévoir deux tarifs d’inscription : l’un pour les membres du GFP, l’autre pour les non membres.

Il convient de rappeler à ce propos que les frais d’inscription pour les membres du GFP – et de ceux de la Division Matériaux Polymères et Elastomères de la SFC, qui sont assimilés à des membres GFP – ne sont pas soumis à la TVA.

Cependant une nouvelle disposition du Code des Impôts établit un régime dit de franchise, qui dispense notre Association de TVA, lorsque le montant H.T. de nos recettes pour services rendus aux non-membres

• frais d’inscription, dans ce cas – est inférieur à une certaine somme (15.000 € en 2007). Par contre, le montant dépassant cette somme est soumis à la TVA. Il est indispensable que l’organisateur du colloque prenne contact avec le Trésorier ou le Secrétaire général pour l’application pratique de ces mesures.

4    – Subventions

L’organisateur peut solliciter des subventions d’organismes privés ou publics. Les sommes allouées doivent apparaître au bilan du colloque. Les fonds venant d’une administration publique seront gérés suivant les règles en vigueur dans cet organisme. Les subventions en nature figureront dans le bilan global du colloque.

5    – Paiements des frais du colloque

Tous les paiements relatifs au colloque sont réalisés sur les crédits affectés au colloque : crédits publics ou autres. L’organisateur devra tenir à la disposition des réviseurs aux comptes et du trésorier du GFP les factures acquittées, les pièces justificatives ou les règlements par chèques, concernant l’organisation du colloque, et les conserver pendant 4 ans.

6    – Bilan financier

Conformément à la recommandation des réviseurs aux comptes, l’organisateur « saisira recettes et dépenses en un document, propre à en faire ressortir mieux les données ». Il doit établir, dans un délai de deux mois après la tenue du colloque, un bilan financier, faisant apparaître notamment le montant de la TVA pour les recettes et les dépenses assujetties à la TVA. L’organisateur fera parvenir ce bilan au trésorier du GFP.

7    – Clôture des comptes

1. Si le bilan financier fait apparaître un solde positif avant la clôture des comptes, la moitié de celui-ci doit être versée au compte central du GFP.
2. En cas de co-patronage, le solde sera réparti entre le GFP et les organismes ayant co-patronné le colloque au prorata de leur engagement. En cas de solde positif, le GFP reversera la moitié de sa part à la section locale, si elle est organisatrice.

 

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